Voulez-vous faire l’organisation d’un grand événement ? Il existe divers types d’événement : séminaire, bal de promo, mariage, anniversaire, congrès, conférence, lancement de produit, le team Building, les salons, les expositions, les festivals, etc. Quels sont les coûts pour l’organisation de grands événements ?
La définition des besoins de l’évènement
Organiser un évènement regroupe de nombreux aspects. En effet pour réussir à bien faire une organisation parfaite beaucoup d’éléments entrent en jeu. À titre illustratif, vous devez penser à louer une salle, concevoir et imprimer des bracelets évenementiels personnalisés, engager un service de restauration, louer la sonorisation, etc. Beaucoup n’est-ce pas ? Pour réussir l’organisation dans un temps court et sans stress, il est judicieux de faire recours à une agence événementielle.
L’établissement du budget
La réussite de l’organisation d’un événement ne peut être effective sans l’établissement d’un budget prévisionnel. En effet, le budget prévisionnel est une check-list qui prend en compte les différentes dépenses liées à l’organisation de votre événement. À titre illustratif, vous devez prendre en compte la durée de l’événement, le nombre de participants, les sponsors, les frais liés aux divertissements, etc.
La liste des besoins de l’événement
Une fois les objectifs de l’événement défini et votre budget établis, vous devez lister l’ensemble des éléments et les chiffrer. À titre d’exemple, vous devez prendre en compte : – Les frais de déplacement Si vous êtes responsable de l’organisation d’un événement, comme un séminaire ou un team building vous devez vous poser certaines questions clés. À titre illustratif, les frais de déplacement doivent-ils être pris en compte par l’événement ? Pour combien de personnes ? Quel moyen de transport utilisé ? – Le coût de la restauration La restauration occupe une grande partie du budget. La restauration diffère d’un événement à un autre et prend en compte de nombreux volets. Pour exemple en fonction de l’évènement il faut prévoir le café, la collation, les boissons, les petits fours, le gâteau, l’apéritif, le dîner, etc. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez avoir recours aux services d’un traiteur. – Les frais liés à la communication et au marketing La communication marketing sur l’organisation des événements est un facteur clé dans sa réussite. En effet pour réussir à faire participer beaucoup de personnes à votre événement il faut inclure dans votre budget les coûts liés à la couverture médiatique, la publication sponsorisée sur les réseaux sociaux, confection des cartes, des badges, des bracelets personnalises, les photos, les reportages, , l impression d’affiche, etc. – La décoration C’est aussi un facteur important qu’il faut inclure dans la liste des besoins. En effet, l’aspect de l’événement peut beaucoup jouer sur les avis de vos invités. Il importe donc de miser sur le choix des couleurs, des matières, du tissu, etc.